Tasques assignades al lloc ofertat
- Organitzar i planificar, d'acord amb el cap de l'oficina de Relacions Externes i Protocol, l'activitat protocol·lària del titular del Departament (actes, audiències, visites, viatges, rodes de premsa, etc.), així com també l'agenda d'actes dels diferents alts càrrecs del Departament i dels seus organismes autònoms, i ja siguin actes per delegació del conseller o de la pròpia unitat directiva, i introduir aquesta agenda institucional en la base de dades de la unitat amb la finalitat de mantenir-la actualitzada. - Efectuar les comunicacions dels actes protocol·laris del conseller i alts càrrecs del Departament a l'agenda d'actes del Govern i a altres plataformes de difusió d'aquesta informació, d'acord amb les directrius del seu superior jeràrquic, i comunicar les possibles variacions que s'hi puguin produir. - Impulsar, gestionar i mantenir actualitzada la bases de dades de contactes de l'Oficina i fer-ne l'explotació de cara a efectuar les trameses d'invitacions i comunicacions associades a l'activitat protocol·lària. - Recopilar dades per elaborar el dossier d'informació que s'annexa al programa d'actes del conseller o dels alts càrrecs del Departament. - Gestionar i coordinar l'actuació administrativa de suport a la realització dels actes oficials del Departament i dels organismes autònoms i col·laborar en les tasques d'organització i de logística d'aquests actes institucionals, d'acord amb les indicacions del cap de l'Oficina de Relacions Externes i Protocol, i fer-ne el seguiment. - Recepcionar la documentació que té entrada a l'Oficina, ja sigui a través del registre d'entrada al Departament o a través de la bústia electrònica de l'oficina de Relacions Externes i Protocol, i encarregar-se de la tramitació que cal dur a terme d'acord amb les indicacions del cap de l'oficina i supervisar i controlar que s'hi doni resposta. - Dur a terme la tramitació administrativa al Servei de Gestió Econòmica i al Servei de Contractació dels expedients de despesa derivats de l'activitat protocol·lària del conseller i dels alts càrrecs. - Gestionar i controlar el fons de maniobra assignat a l'Oficina de Relacions Externes i Protocol.- Participar en l'elaboració de la proposta de despesa anual associada a l'activitat institucional del Departament i efectuar un seguiment i control d'aquesta partida de despesa assignada al llarg de l'any. - Recopilar la informació vinculada a l'activitat institucional del Departament per elaborar-ne la memòria anual d'activitat i confeccionar els quadres resum per àmbit i mes. - Supervisar les tasques administratives assignades al personal de suport administratiu adscrit a l'oficina, relacionades amb la gestió de l'arxiu fotogràfic i documental dels actes, de les reserves d'espais, de lloguers d'equipaments, de trameses d'invitacions, felicitacions, agraïments, excuses, etc.